Fichas de Revisión y Vista en Word 2013

Ficha Revisar

Traducir

Esta opción permite traducir el texto de un documento a cualquier idioma mediante diccionarios y servicios en línea, sin necesidad de ir al traductor de Google como siempre solíamos hacer, siguiendo los siguientes pasos:

• Ir a la ficha Revisar

• Hacer clic en Traducir, seleccionamos la opción que queremos usar.

• En esta ventana llamada Referencia aparecerá el texto traducido al idioma que seleccionemos y nada mas seleccionamos, le damos clic derecha e insertar y listo.

Sinónimos

En el mismo grupo de comando Revisión tenemos el botón Sinónimos. Si situamos el punto de inserción en una palabra y ejecutamos este comando, Word mostrará un panel con palabras que son sinónimas a la seleccionada o, si no son sinónimas, que puedan tener un significado parecido.

Pero en vez de ejecutar este comando, puedes desplegar el menú contextual de la palabra y, desde él usar la opción Sinónimos; cuando la pulses se desplegará un menú con varias opciones.

Si situamos el punto de inserción en la palabra "Palabra", en el menú contextual, en la opción Sinónimos podemos encontrar, entre otras, expresiones como: semejantes, parecidas y equivalentes. Esta herramienta no es excesivamente utilizada, pero tiene mucha utilidad cuando en un documento se repite el mismo término demasiadas veces.

Idioma

A la hora de hacer las correcciones de ortografía seguramente, el español nos aparecerá como idioma predeterminado. Sin embargo, si queremos escribir y corregir en otro idioma simplemente lo agregamos pinchando sobre Idioma y seleccionamos la segunda opción Preferencias de idioma. Hacemos clic en el menú desplegable Agregar idiomas de edición adicionales y elegimos el idioma con el que queremos trabajar. Pinchamos en Agregar para instalarlo.

Comentarios

Los comentarios son una herramienta muy útil cuando compartimos un documento con varias personas, si no deseamos realizar cambios sobre el documento original pero quieremos matizar o apostillar algún concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de personas que comparten el texto.

Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos expresamente a la hora de lanzar la impresión.

¿Cómo se inserta un Comentario?

Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:

• Seleccionamos el texto del cual vamos a crear un comentario.

• Accedemos a la pestaña Revisar y hacemos clic en el botón Nuevo comentario .

Nos resalta el texto seleccionado y aparece un texto en la parte derecha del documento unido con una línea discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es donde podemos introducir el texto del comentario.

Control de Cambios

El control de cambios sirve para que Word almacene los cambios realizados por cada uno de los miembros de un equipo de trabajo en un documento, como por ejemplo (inserciones, modificaciones de formato o texto eliminado). Word pone el nombre y le asigna un color diferente a cada miembro del equipo que realice algún cambio, así se les puede identificar fácilmente.

Esto nos sirve mucho cuando hacemos un trabajo en grupo guardando los cambios que cada integrante haga en el documento para tener un control total.

Para activar el Control de cambios debemos pulsar el botón  de la pestaña Revisar antes de hacer ningún cambio sobre el documento. Otra forma de activar el control de cambios es pulsando Ctrl+Mayús+E. Si lo activamos cada cambio que se efectúe en el documento se almacenará y posteriormente podremos comparar el documento original con el documento final tras los cambios.

 Botones de la pestaña Revisar pertenecientes al control de cambios. 

El primer cuadro despegable, Todas las revisiones, sirve para indicar como queremos ver el documento.

Revisiones simples. 

Muestra el documento con todas las revisiones mediante unas marcas verticales a la izquierda informando de los cambios realizados.

Todas la revisiones.

Muestra el documento con todas las revisiones especificadas a la derecha, es la opción por defecto.

Ninguna revisión. 

Muestra el documento con todas las revisiones efectuadas pero sin ninguna marca que las muestre.

Original. 

Muestra el documento original sin tener en cuenta las revisiones efectuadas.

Una buena opción es trabajar en vista Revisiones simples porque así evitamos que por cada cambio que efectuemos aparezca un texto indicando el cambio efectuado, ya que puede resultar bastante agobiante tener el documento cargado de textos de revisiones.

Restricción

En Word, podemos usar contraseñas para impedir que otras personas abran o modifiquen nuestros documentos, libros y presentaciones.

Para esto nos vamos al grupo Proteger de la ficha de Revisión, le damos clic en el botón Restringir Edición de la siguiente forma:

Marcamos las dos casillas como vemos en la gráfica.

Después de esto le damos clic en donde dice "Sí, aplicar la protección" y nos saldrá la siguiente ventana donde vamos a insertar una contraseña que le coloquemos, aceptamos y listo.

Ficha Vista

En Word 2013 o como en otras versiones, podemos automatizar las tareas realizadas con más frecuencia creando macros.

Macro

Consiste en una serie de comandos e instrucciones que se agrupan en un solo comando de manera que la tarea pueda realizarse automáticamente.

Con frecuencia, las macros se utilizan para lo siguiente:

• Acelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos.

• Combinar varios comandos; por ejemplo, para insertar una tabla con un tamaño y bordes específicos, y con un número determinado de filas y columnas.

• Hacer que una opción de un cuadro de diálogo sea más accesible.

• Automatizar series de tareas complejas.

¿Cómo grabar una Macro?

Para crear una macro previamente debemos tener muy claro qué es lo que vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora ésta almacenará todos los comandos (o acciones) que vayamos realizando. Así pues todo lo que hagamos se guardará y posteriormente al ejecutarla se llevará a cabo. Por ello debemos tener cuidado en no grabar ninguna acción innecesaria o que no tenga que ejecutarse siempre con la macro que estamos creando.

Antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente qué tipo de macro vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabarla. Es muy recomendable realizar varias veces los pasos antes de grabar la macro, para que así salga sin ningún error.

Las macros pueden ser de Botón o de Teclado.

Macros de Botón

Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaña Vista y deplegar el menú Macros y seleccionar la opción Grabar macro.

Aparecerá el cuadro de diálogo Grabar macro que vemos en la siguiente gráfica.

Nombre de macro. Aquí escribiremos el nombre de la macro que vamos a crear.

Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes condiciones:

• Debe comenzar con una letra.

• No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y números.

• No puede contener espacios ni símbolos.

Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya existía o de un comando existente en Word las acciones de la nueva macro sustituirán a la macro anterior o al comando de Word que había antes. Por tanto debemos tener mucho cuidado con el nombre que le asignamos a la macro.

Dentro de la zona Asignar macro a podemos seleccionar el detonante de la macro, que podrá ser un botón o una combinación de teclas. Al hacer clic sobre el icono de Botón aparecerán unos nuevos cuadros de diálogo, que veremos en el punto siguiente. No es necesario utilizar estos botones desde este diálogo, podemos esperar a tener la macro grabada, y posteriormente asignarla a un botón.

En el desplegable Guardar macro en podemos seleccionar dónde vamos a guardar la macro. Por defecto nos sugiere guardarla en la plantilla Normal.dotm que es la que el sistema utiliza para crear todos los nuevos documentos.

También podemos escribir una pequeña Descripción que resuman las funciones de la macro.

Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese momento podemos detener la grabación desde el menú Macro o desde la barra de estado pulsando en el botón cuadrado.

Insertar la macro en la cinta o la barra de acceso rápido.

Para insertar un botón de una macro ya existente, accedemos a la pestaña Archivo > Opciones. Aparece el diálogo Opciones de Word. Deberemos situarnos en la categoría del menú izquierdo Personalizar cinta de opciones si queremos incorporar el botón en la cinta, o en Barra de herramientas de acceso rápido si queremos incorporar el botón en la barra de acceso rápido.

Bastará con seleccionar la macro y pulsar el botón Agregar >> para que se añada a la barra. La macro se añadirá al listado de comandos de la barra.

En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendrá, seleccionándola y haciendo clic en el botón Modificar.... Se abrirá un cuadro de diálogo con diversos iconos preestablecidos para que puedas seleccionar uno y además puedas modificar su nombre.

Macros de Teclado

Para crear una macro de teclados se hace casi lo mismo como crear macros con botones, sólo que esta vez estaremos pinchando en donde dice Teclado.

Después nos saldrá esta ventana en donde estaremos pulsando las teclas que nosotros queramos usar colocando el cursor en el cuadro de "Nueva Tecla de Método Abreviado", después en el botón Asignar.

Crear una Ficha Personalizada

Para crear nuestra propia ficha personalizada en donde pondremos nuestras herramientas personalizadas que en este caso donde estaremos creando el grupo de nuestras macros grabadas.

Para vamos a seguir los siguientes pasos:

• Nos vamos a la ficha de Archivo y seleccionamos Opciones.

• Hacemos clic sobre Personalizar cinta de opciones.

• Agregamos una nueva pestaña como se muestra en la gráfica.

• pinchamos el botón Cambiar nombre y le ponemos el nombre de MACROS a nuestra nueva ficha y al grupo de la misma forma.

• Desplegamos los camandos disponibles y seleccionamos Macros.

• y por último agregamos las macros que queremos colocar dentro de nuestro nuevo grupo. 

Nuestra nueva ficha quedaría de esta forma.

De esta manera termino esta pequeña explicación de usar estas herramientas de Microsoft Office Word 2013, espero les haya sido de ayuda, que Dios les bendiga.